Interne audits in digitaal jasje

Dit jaar gaan de interne audits net even wat anders. Dit keer grotendeels digitaal. Wat er allemaal bij komt kijken en hoe dit in zijn werk gaat, vertelt Laminta Hollard in deze blog. Ook deelt Kimberley van Zandwijk, kwaliteitsmanager van ABS Autoherstel Zierikzee en Van ’t Hoff, haar eerste ervaring.

“Ik vind het mooi om te zien dat ondanks de crisis, ons werk gewoon door kan gaan,” zegt Laminta. Op het Service Center houdt zij zich onder andere bezig met de interne audits voor de kwaliteitscertificeringen en ABS Totaalherstel. “De eerste audit op afstand was erg leuk en vernieuwend,” vertelt Laminta. Kimberley sluit zich hierbij aan. “Ik heb de digitale audit als heel prettig ervaren.”

Werkwijze digitale audits 

“We werken met een vragenlijst die is verdeeld in drie verschillende onderdelen; een desk audit, een fysieke audit en een dossiercontrole. Bij de digitale interne audit hoeft de ondernemer geen hele dag vrij te houden. We kunnen de audit in fases uitvoeren verspreid over verschillende dagen,” legt Laminta uit.

• Desk audit 
  Op afstand controleren wij of de ondernemers alles goed bijhouden in het centrale systeem. 
• Fysieke audit
  Er is een optie om de fysieke audit digitaal te doen via een videocall. De ondernemer of werknemer geeft met zijn telefoon een rondleiding door de werkplaats. Zo controleren we of de werkplaats er goed uitziet en of bijvoorbeeld de nooduitgangen vrij zijn. 
• Dossiercontrole
  Wij hebben geen toegang tot de centrale dossiers van ondernemers. Maar met Microsoft Teams kunnen ze wel hun scherm delen en kunnen wij meekijken met de calculator. We controleren of de dossiers compleet zijn, of de opdrachtformulieren zijn getekend, etc. 

Innovatie op milieugebied 

“Zowel nu als straks na corona, is dit een hele mooie vorm van innovatie op milieugebied,” zegt Laminta. “Als we twee van de drie onderdelen op afstand doen, gebruiken we minder vaak de auto. We maken minder kilometers op de weg en staan minder in de file, waardoor we ook nog eens efficiënter met onze tijd omgaan.”

“De fysieke audit blijven we toch het liefst fysiek doen. Al houden we de ondernemers nu minder lang van hun werk af. Het is altijd fijn om een-op-een-contact te hebben met de ondernemer en een luisterend oor te kunnen zijn. Waar we voorheen één vestiging per dag bezochten, kunnen we nu meerdere vestigingen combineren op een dag.” 

“Heel begrijpelijk dat de audit niet altijd fysiek kan plaatsvinden maar toch is het goed om elkaar wel af en toe live te zien en te spreken,” zegt Kimberley. “Gelukkig is daar een goede oplossing voor. Verder bereid je jezelf altijd voor als er een audit op de planning staat. Nu dus ook. Het neemt op deze manier alleen wat minder tijd in beslag. En doordat ik van de generatie ben die makkelijk met een telefoon omgaat, is videobellen geen probleem.”

Laminta: “Helemaal digitaal zal het nooit worden, denk ik. Maar als we 75 procent kunnen digitaliseren, worden de interne audits al een stuk efficiënter. Het fysieke moment blijft bestaan omdat het ook gewoon belangrijk is om elkaar persoonlijk te zien. Het zal wel een tijdje duren voordat iedereen gewend is om digitaal te werken.” 

Kwaliteit waarborgen

“Dat we nu grotendeels digitaal gaan werken, betekent niet dat de kwaliteit achteruit gaat,” zegt Lamina. “Het hele principe van een audit en van het meten van de kwaliteit is niets meer dan het kunnen aantonen dat iets is gedaan zoals het moet gebeuren. Dat doe je door bewijsmateriaal over te dragen in de vorm van een document. Hiervoor maakt de locatie niet uit.”